Analisis Kondisi Lingkungan

Bahan ini saya buat untuk LKMM tingkat dasar baik di Kopertis maupun di UDINUS.

I. PENDAHULUAN
Organisasi merupakan wadah kerja sama antar manusia yang mempunyai seperangkat ketentuan dan nilai-nilai yang dipakai sebagai aturan mainnya. Dengan demikian, seseorang yang hendak masuk dalam organisasi harus menerima dan taat pada aturan main tersebut. Aturan main dapat ditemui dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ART). Apakah saudara pernah masuk dalam organisasi? Apakah saudara tahu aturan main dalam organisasi saudara? Dengan adanya aturan main yg ditaati maka dapat dibedakan antara tindakan pribadi dan organisasi. Karena tindakan anggota dalam melaksanakan suatu kegiatan merupakan pewujudan dari organisasi.

Jika saudara sekarang aktif diorganisasi dan sudah memahami aturan mainnya, maka saudara sudah mempunyai modal untuk pengembangan selanjutnya, dimana anda bisa terlibat didalam penyusunan program. Saudara bisa beradu argumen dengan kawan-kawan diorganisasi untuk bisa meng-gol-kan program yang saudara nili tepat sasaran. Nah supaya program-program yang diusulkan bisa tepat sasaran maka sudara harus mempunyai modal lagi, yaitu kemampuan saudara didalam menganalisis kondisi lingkungan, baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal.

II. MELIHAT ORGANISASI SEBAGAI SUATU SISTEM
Penyusunan program harus didasarkan kepada analisis kondisi lingkungan, ini berarti bahwa suatu organisasi didalam menyusun suatu rencana program harus berdasarkan Input-Proses-Output. Hal ini menunjukan bahwa organisasi berada dalam suatu sistem. Oleh sebab itu dalam membuat suatu rencana harus menganalisa kemungkinan-kemungkinan yang bisa dijadikan masukan (Input) bagi organisasi, agar hasil (Output) yang diinginkan bisa tercapai. Kalu faktor-faktor ini diperhatikan maka saudara sudah mulai merencanakan sesuatu. Perancanaan program bertitik tolak dari dasar dan tujuan.

Untuk lebih memudahkan didalam memahami keterkaitan organisasi dan analisa kondisi lingkungan, baiklah saudara menyimak model dibawah ini.
Model diatas menunjukan ada dua sumber data/informasi yang bisa dijadikan bahan analisis yaitu data/informasi internal organisasi yang berasal dari elemen Input-Proses-Output dan data/informasi yang berasal dari lingkungan luar (External). Untuk lebih mudah memahami, elemen input dikaitkan dengan Sumber Daya Organisasi (SDM, Material, Uang dan Mesin) yang sebenarny semuanya itu berasal dari lingkungan luar. Sedangkan output adalah hasil yg dicapai didalam memproses Sumber Daya input organisasi tersebut. Jadi informasi dari internal, saudara harus mampu mengidentifikasi Sumberdaya yang dimiliki dalam organisasi saudara, bagaimana SDM-nya, kemampuan dana-nya, material yang dimiliki dan mesin yang akan membantu didalam melakukan proses kegiatan. Prediksi hasil juga diperlukan sehingga hasil bisa diukur standar pencapainya terutama hasil yang akan dikembalikan kepada lingkungan. Dan yang tidak kalah penting adalah masalah-masalah tidak tersetruktur yang dihasilkan oleh lingkungan luar. Untuk memperoleh data/informasi dari lingkungan luar, saudara memang harus pandai mengorek informasi dari lingkungan luar baik dengan konsultasi, interview, diskusi dan juga bisa diperoleh dengan literatur.


III. ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN

Organisasi dibentuk bukan untuk formalitas belaka, melainkan keberadaannya diperuntukkan agar terjadi suatu kegiatan atau aktivitas. Didalam model sistem, aktivitas organisasi tercermin dalam elemen proses. Tanpa melakukan proses maka organisasi tidak kan menghasilkan apa-apa (Impoten, mandul).

Bagaimana agar organisasi bisa melakukan aktivitas? Ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:
Planning
Programing
Budgeting

3.1. PLANNING
Tidak ada kegiatan yang begitusaja turun dari langit, atau kegiatan yang hanya didasarkan pada wangsit, egiatan harus ada perencanaan. Perencanaan pada hakekatnya merupakan tindakan atau usaha pengambilan keputusan dalam rangka pencapaian tujuan dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang akan datang. Suatu rencana belum bisa dikatakan sebagai program apabil belum ada keputusan tentang itu. Pada tahap perencanaan gagasan yang dilontarkan masih bersifat sementara. Oleh sebab itu pada tahap ini adu argumentasi sangat gencar. Dalam hal ini saudara dituntut untuk bersikap dewasa, kritis, dedikatif dan konstruktif dalm memberikan sumbangan pemikiran. Ini penting karena kesalahan berpikir pada tahap ini menyebabkan tujuan kegiatan/organisasi tidak akan tercapai.

Oleh sebab itu alangkah baiknya jika perencanaan diletakkan pad alur pikir logis, agar program yang direncankan dapat dilihat kaitannya yang berdampak pada pencapaian tujuan organisasi. Adapun langkah-langkah yang bisa membantu adalah:
Terjemhkan tujuan organisasi menjadi strtegi dasar pengembangan program yang biasa disebut Kategori Program Utama (KPU)
saudara merumuskan program-program yg dilaksanakan, atau yang biasa disebut Program Utama(PU)
Dari program utama harus dirinci menjadi Program. Setiap program harus ada penjelasan program.

Jika langkah diatas sudah selesai berarti tahap perencanaan telah selesai. Untuk itu perlu disahkan sebagai program kerja. Setelah tahap pengesah, apapun yang terjadi semua anggota terikat dengan keputusan tersebut dan harus dijalankan, karena disitulh fungsi berorganisasi.


3.2. PROGRAMING

Asumsikan bahwa organisasi sudah mempunyai struktur program yg jelas, tibalah saatnya program-program tersebut untuk diorbitkan. Programing merupakan penerjemahans etiap program kedalam aksi-aksi yang nyata. Kalau berbicara mengenai aksi-aksi nyata, mempunyai arti bawa saudara harus berbicara mengenai proposal. Untuk itu perhatikan lgkah-langkah sebagai berikut:
Rumuskan tujuan suatu program. Cara perumusannya harus:
Jelas; dapat dimengerti maksudnya
Operasional; mengarah pada hal yang ingin dicapai
Specifik; mengarah pada satu aspek saja
Realistik; dapat dilaksanakan
Contoh:
Tujuan LKMM dasar adalah untuk membekali mahasiswa dengan dasar-dasar manajerial dan teknik-teknik organisasi sert motivasi untuk mengembangkan diri dan meningkatkan prestasi-------Tujuan yang tidak specifik
Tujuan LKMM dasar adalah meningkatkan pengetahuan mahasiswa dibidang organisasi----- Tujuan yang specifik
Tujuan diadakan pelatihan adalah untuk memperbaiki citra lembga kemahasiswaan----tujuan kurang jelas

2. Menetukan Kriteria
Pencapaian tujuan harus ditetapkan kriterianya. Misalny tujuannya adalah meningkatkan pengetahuan mahasiswa dibidang organisasi dengan kriteria bahwa 40 mahasiswa lulus dalam LKMM dasar tersebut. Dengan demikian kesusksesan dan keberhasilan suatu kegiatn bukan didasarkan pada besar kecilnya kegiatan tersebut, meriah at tidaknya, melainkan melihat apakah kegiatan tersebut sesuai dengan tujuan yng diharapkan.

3. Identifikasi faktor
Identifikasi faktor-faktor X yang kemungkinn besar menjadi penghalng. Kegiatan apapun yang dilaksanakan selalu berkaitan dengan lingkungan sekitarnya. Ada faktor-faktor yang tidak bisa diubah oleh manusia yang bisa menjadi penghambat. Misalnya: Organisasi saudara akan melaksanakan kegiatan perayaan Valentin sebagai hari kasih sayang, dengan mengadakan pagelaran musik di lapangan kampus yang berada di tengah kampung. Untuk kegiatan tersebut saudara jngan hanya memikirkan siapa bintang tamunya, group band pengiring, perlu karcis atau tidak, sponsor dsb tetapi saudara perlu memikirkan faktor X misalnya tanggal 14 Pebruari adalah musim hujan. Siap yang bisa menghentikan hujan? Pawang, apakah saudara dan kawan-kawan yakin? Dan faktor lainnya perlu saudara perhitungkan misalnya sikap masyarakat terhadap perayaan valentin yang sebetulnya kopian dari budaya Amrik. Jangan-jangan sewaktu acara berlangsung, ada sekelompok masyarakat yang mendemo untuk dibubarkan.

Jika faktor-faktor X sudah saudara ketahui mak perlu dicari pemecahanya. Jika tidak cukup berpengalaman atau minim pengetahuan tentang hal itu, maka perlu mengundang orang-orang yang dianggap pakar dalam masalah kegiatan tersebut untuk hadir dalam rapat. Atau buat seminar, diskusi atau lokakarya.

4. Identifikasi fungsi penopang.
Suatu kegiatan jelas mempunyai arah dan ssaran. Suatu kegiatan yang bersifat sistemik selalu terkait dengan sistem yang lain. Keterkaitn tersebut merupakan fungsi penopang. Misalnya saudara dipercaya olehpihak akademik untuk mengadakan acara inagorasi. Saudara harus memikirkan agar mahasiswa baru banyak yang datang pada acara tersebut, dan juga agar UKM-UKM juga aktif terlibat didalam penyelenggaraan acara tersebut. Mahasiswa baru banyak yang ikut jika ada penopang misalnya pembagian sertifikat atau bahkan perkuliahan diliburkan.
3.3. BUDGETING
Anggaran penting anda analisis, terutama sisi debet dan kredit. Penjabarn kegiatan menjadi anggaran harus juga memperhitungkan faktor X (dalam hal ini harga dipasar berkaitan dengan kenaikan harga BBM, dll). Sedangkan pada sisi debet perlu memperhitungk sumber-sumber masukan utam dari mana. Kalau tidak mencukupi, maka saudara harus meng-inventarisir kemungkinan-kemungkinan yang bisa menjadi sumber pemasukan.

Pada masa sekrang ini, pada umumnya kendala utama adalah dana yang kurang. Untuk mengatasi hal tersebut, maka harus ada prioritas program. Dari program yang ada program mana yang paling relevan dilaksanakan.

Setelah ketiga hal dilaksanakan maka kegiatan harus dijabarkan kedalam satuan waktu, dari tahap perencanaan sampai pada tahap pelaporan. Penjabaran ini disebut jalur kritis.

IV. PENUTUP

Pikirkan secara mtang, diatas meja bukan di lapangan, maksudnya segala permasalah, faktor penghambat dan pendorong dibicarakan, didebatkan diatas meja untuk membuat konsep kegiatan, sehingga jika terjadi permasalah dilapangan mudah untuk diatasi. Diatas meja inilah anda bisa menganalisis kondisi lingkungan baik internal maupun lingkungan eksternal. Yang terutama dipikirkan didalam kegiatan adalah pencapaian tujuan kegiatan. Jangan sampai apa yang sudah direncanakan secara baik ternyata pelaksanaannya kacau balau, hanya disebabkan oleh kesalahan dalam melakukan analisa kondisi lingkungan.